Hướng dẫn cách lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa theo Thông tư 133 và 200 – Mẫu 03-VT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa lập 2 bản, 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu hoặc người giao hàng, 1 bản giao cho phòng, ban kế toán.
1. Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa:
| Đơn vị: Bộ phận: ……………… |
Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) |
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
– Căn cứ…… số… ngày… tháng… năm… của……………………
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện………… Trưởng ban
+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện……………… Ủy viên
+ Ông/Bà………………… Chức vụ…………… Đại diện……………… Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
| Số TT | Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mã số | Phương thức kiểm nghiệm | Đơn vị tính | Số lượng theo chứng từ | Kết quả kiểm nghiệm | Ghi chú | |
| Số lượng đúng quy cách, phẩm chất | Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất | |||||||
| A | B | C | D | E | 1 | 2 | 3 | F |
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ………………………………………………
………………………………………………………………….
| Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) |
Thủ kho (Ký, họ tên) |
Trưởng ban (Ký, họ tên) |
2. Cách lập biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa, sản phẩm
1. Mục đích:
– Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi
Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
Biên bản này áp dụng cho các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:
– Nhập kho với số lượng lớn;
– Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có tính chất lý, hóa phức tạp;
– Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa quý hiếm;
Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.
– Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa kiểm nghiệm.
– Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.
– Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại
– Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu giao hàng.
– Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.
Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:
– 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng.
– 1 bản giao cho phòng, ban kế toán.
Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải quyết.
